制作各種報表，一定要熟悉Excel中的公式、匯總、統(tǒng)計和圖表制作；制作總結(jié)、報告、合同則要求掌握Word，還要適當(dāng)學(xué)一些PPT以備急用。此外，各種工作間多少是有聯(lián)系的，因此Excel、Word、PPT的配合使用技巧也得盡量多學(xué)一些，可有效減少重復(fù)工作。
一、用Excel匯總數(shù)據(jù)
要匯總當(dāng)然需要有一張詳細(xì)記錄每次收支情況明細(xì)的“收支記錄”工作表，這得靠平時逐條記錄。我們現(xiàn)在要做的只是按記錄匯總出全年各月份的收支總額，這用Excel 2007就可以輕松搞定。
1.定義名稱
用Excel2007打開“收支記錄”工作表，先選中所有記錄(A:E列)，單擊“公式”選項卡下“定義名稱”區(qū)域的“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”。在彈出窗口中只勾選“首行”復(fù)選項(圖1)，確定完成設(shè)置。定義名稱后，我們可以在公式中用各列的標(biāo)題代表整列單元格。
2.制作匯總表
新建一張“匯總”工作表，并按需要設(shè)計出匯總表格。第2行的月份不能直接輸入，得先在B2輸入2009-1-1。右擊B2選擇“設(shè)置單元格格式”，在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在類型中輸入：yy“年”m“月”，確定后就會顯示成2009年1月。再選中B2，把鼠標(biāo)指向其右下角的填充柄按住右鍵向右拖動到N2放開，在彈出菜單中選擇“以月填充”即可輸入2009年1月~2010年1月13個月份。N1的2010年1月計算要用，若不想看到可右擊N列選擇“隱藏”。
在B3輸入公式=SUMIFS(金額，收支，$A3，日期，“>=”&B$2，日期，“<”&C$2)。并選中B3單元格復(fù)制，再選中B3：M4區(qū)域進行粘貼即可自動生成收支匯總數(shù)據(jù)(圖2)。
公式中用列標(biāo)題代表列比較直觀，其含義相信大家一看就明白。要注意的是條件的部分要求為文本格式，所以若是直接輸入的條件(如：“>90”)必須加雙引號。而像本例中文本與引用混合的，文本部分要加上雙引號并用&連接引用，不能直接輸入>B$2。本例實現(xiàn)的是求和匯總，若要求計數(shù)可把公式改成=COUNTIFS(收支，$A3，日期，“>=”&B$2，日期，“<”&C$2)。
小提示>>
匯總工作完成后，接下來就是把匯總表中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成直觀的圖表了。在Excel 2007中繪制圖表也很簡單。
1.繪制圖表
在“匯總”工作表中，選中收支數(shù)據(jù)和標(biāo)題所在區(qū)域A2：M4。單擊“插入”選項卡下的“折線圖”，在下拉列表中選擇“帶數(shù)據(jù)標(biāo)志的折線圖”，馬上可以看到全年的收支折線圖，并自動切換到“設(shè)計”選項卡。在“設(shè)計”選項卡的“圖表布局”中選擇第1種布局，單擊選中圖表中的標(biāo)題，輸入“2009年收支曲線”，再選中坐標(biāo)軸標(biāo)題把它改成“金額(元)”(圖3)。
如有需要，還可切換到“布局”選項卡，單擊“折線”選擇“高低點連線”，或單擊“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”顯示各點數(shù)據(jù)，以讓圖表更加直觀。
2.美化圖表
最后再美化一下圖表就OK了，一般你只要在“設(shè)計”選項卡選擇適當(dāng)?shù)膱D表布局和樣式效果即可。若不喜歡現(xiàn)成的樣式也可分別單擊選中圖表中的折線、文字、坐標(biāo)軸等對象，從“格式”選項卡中對形狀填充、形狀輪廓、藝術(shù)字樣式、發(fā)光等逐一進行設(shè)置。字體和字號則要從“開始”選項卡中設(shè)置。如需做更詳細(xì)的設(shè)置，可右擊圖表中的對象選擇“設(shè)置……格式”，在彈出窗口中進行設(shè)置。
例如默認(rèn)折線起點與縱坐標(biāo)軸還有點距離，只要右擊橫坐標(biāo)軸選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”，選中“位置坐標(biāo)軸”下的“在刻度上”單選項，即可讓折線從縱坐標(biāo)軸開始。至此一張漂亮的折線圖就繪制完成了(圖4)。
制作好的圖表最終還要插入PPT演示中才好在報告會上播放。一般演示時，往往需要在說到某一部分時才讓該部分的曲線出現(xiàn)。在PPT 2007中我們可以輕松實現(xiàn)這種效果。
1.拆分動畫
在Excel 2007中右擊圖表的邊框選擇“復(fù)制”，再用PPT 2007打開演示文檔進行粘貼即可把繪制好的圖表插入PPT演示中。選中圖表，單擊“動畫”選項卡中的“自定義動畫”，在“自定義動畫”窗格中單擊“添加動畫”按鈕選擇“進入/擦除”，為圖表添加一個動畫效果。然后在下面的列表中右擊剛添加的“圖表”動畫項，選擇“效果選項”。
在“效果選項”窗口“圖表動畫”選項卡的“組合圖表”下拉列表中可以找到按系列、分類等拆分方式，在此我們選擇“按系列”，確定完成設(shè)置?，F(xiàn)在“自定義動畫”窗格的圖表動畫項下會出現(xiàn)一個向下的擴展按鈕，單擊此按鈕即可看到圖表動畫項變成了背景、系列1、系列2三項(圖5)。
這樣你就可以選中各系列項，單擊上面的“更改”按鈕分別設(shè)置不同動畫了，當(dāng)然也可分別設(shè)置動畫速度和效果。
2.順序調(diào)整
現(xiàn)在我們可對各個系列設(shè)置不同動畫，也可設(shè)置每次單擊讓一個系列動作，各系列只能按原本的順序順次動作。一般要想改變圖表中各對象的動作順序，必須右擊圖表選擇“編輯數(shù)據(jù)”，從Excel中調(diào)整匯總表中的數(shù)據(jù)順序才行。不過對自動連續(xù)播放的動畫還是有其他辦法可調(diào)整順序的。
先把圖表所有動畫項的開始都設(shè)置為“之前”，然后右擊動畫項選擇“顯示高級日程表”，就會在動畫項后以橙色時間條顯示開始、結(jié)束時間，直接拖動時間條即可調(diào)整各動畫項的播放順序(圖6)。
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