公文格式是公文的表現(xiàn)形式。公文采取特定和法定的格式，目的是規(guī)范公文處理工作，提高工作效率，做到運(yùn)行有序，易于識(shí)別，便于批閱處理和歸檔查考。因此，公文格式的規(guī)范對(duì)于維護(hù)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性有著重要意義。當(dāng)前，黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)公文分別由《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)范，二者在格式上存在一些差別,其弊端日益顯露出來，因此，統(tǒng)一黨政機(jī)關(guān)公文格式勢(shì)在必行。
　　
　　一、黨政機(jī)關(guān)公文格式的主要差異
　　
　　黨政機(jī)關(guān)公文格式上的差異主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
　　
　　1.用紙格式不統(tǒng)一。按規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公文用紙規(guī)格既可采用16開型，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，國家行政機(jī)關(guān)一般用A4型。但當(dāng)前黨的機(jī)關(guān)公文普遍采用的是16開型，國家行政機(jī)關(guān)公文普遍采用的是A4型。
　　
　　2.排印字號(hào)不統(tǒng)一。黨的機(jī)關(guān)公文使用的字號(hào)比較多,有2號(hào)、3號(hào)、4號(hào)、5號(hào)字，而行政機(jī)關(guān)公文除標(biāo)題外都用3號(hào)字。如，黨的機(jī)關(guān)公文發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、印發(fā)單位和印發(fā)日期用4號(hào)字、抄送機(jī)關(guān)名稱用5號(hào)字，而行政機(jī)關(guān)都用3號(hào)字。
　　
　　3.排印字體不統(tǒng)一。主要是份號(hào)、簽發(fā)人姓名、正文小標(biāo)題、主題詞和主題詞目字體不同。如，黨的機(jī)關(guān)公文簽發(fā)人姓名用仿宋，行政機(jī)關(guān)公文用楷體；黨的機(jī)關(guān)公文主題詞目用書宋體，行政機(jī)關(guān)公文用小標(biāo)宋體；黨的機(jī)關(guān)公文正文一級(jí)小標(biāo)題用黑體，二級(jí)小標(biāo)題用楷體，行政機(jī)關(guān)公文正文小標(biāo)題用仿宋。
　　
　　4.標(biāo)注位置不統(tǒng)一。黨政機(jī)關(guān)公文一些格式要素標(biāo)注的位置也不同，最容易使辦文人員忽略。黨的機(jī)關(guān)公文不標(biāo)注保密期限的，密級(jí)標(biāo)注在份號(hào)的下方，標(biāo)注密級(jí)期限的，密級(jí)二字在首頁版心右上角，行政機(jī)關(guān)公文密級(jí)標(biāo)注在首頁版心右上角，右側(cè)標(biāo)2號(hào)五角星與保密期限；黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，主送機(jī)關(guān)排印在印發(fā)傳達(dá)范圍處，行政機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文和主送機(jī)關(guān)名稱首頁排不下時(shí)，主送機(jī)關(guān)排在主題詞之下，抄送機(jī)關(guān)之上；黨的機(jī)關(guān)公文附件名稱在正文末行之下接著排印，行政機(jī)關(guān)的公文在正文末行之下空一行排印；黨的機(jī)關(guān)公文抄送兩字在左邊頂格排印，行政機(jī)關(guān)的公文抄送兩字在左邊空一字排?。稽h的機(jī)關(guān)公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空半個(gè)4號(hào)字排印，行政機(jī)關(guān)的公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空1字排印。
　　
　　5.標(biāo)注方式不統(tǒng)一。黨政機(jī)關(guān)公文格式有些在標(biāo)注方式和要求上也不統(tǒng)一，最容易讓辦文人員混淆。如，黨的機(jī)關(guān)公文間接行文均用書名號(hào)將其標(biāo)題全部標(biāo)出，行政機(jī)關(guān)公文除法規(guī)性文種用書名號(hào)外，其余文種均用綜合性標(biāo)題，無標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；縣級(jí)與基層黨的機(jī)關(guān)行文，所有公文均署名，三個(gè)以上行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文才署名；黨的機(jī)關(guān)公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，行政機(jī)關(guān)公文用漢字標(biāo)注；地市以上黨的機(jī)關(guān)有特定版頭的普發(fā)性公文不蓋章，行政機(jī)關(guān)的所有的公文均加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章；黨的機(jī)關(guān)公文主題詞用主題詞法標(biāo)注，一般不超過10個(gè)主題詞詞目，行政機(jī)關(guān)公文用分類法標(biāo)注，一般不超過5個(gè)主題詞詞目等等。
　　
　　二、黨政機(jī)關(guān)公文格式不統(tǒng)一的主要弊端
　　
　　從實(shí)際工作中來看，黨政機(jī)關(guān)公文格式不統(tǒng)一對(duì)基層公文處理工作有以下弊端:
　　
　　1.影響基層黨政機(jī)關(guān)公文的質(zhì)量。公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理和處理公務(wù)時(shí)形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，因此，公文格式必須實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。基層黨政機(jī)關(guān)（鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府和縣直科局）辦公室一般都未黨政分設(shè)，其文秘人員需同時(shí)掌握運(yùn)用多個(gè)系統(tǒng)的公文格式，而黨政機(jī)關(guān)公文格式的差異，繁復(fù)難記，容易混淆，再加上基層辦公室人員換崗頻繁、流動(dòng)性大，因此，公文的規(guī)范格式很難被基層辦公室人員真正熟練掌握。在實(shí)際工作中，基層單位往往因業(yè)務(wù)不熟悉而出現(xiàn)“四不象”公文。如，以黨委名義發(fā)文卻使用行政機(jī)關(guān)公文格式，或黨政機(jī)關(guān)公文格式相互混淆，有的公文格式甚至缺一些應(yīng)有的要素等，使公文質(zhì)量大打折扣。
　　
　　2.影響基層黨政機(jī)關(guān)公文處理工作效率。按照規(guī)范化的要求，基層黨政機(jī)關(guān)給上級(jí)黨政機(jī)關(guān)報(bào)送或給下屬單位下發(fā)公文要分別按不同的格式去處理。譬如,同一內(nèi)容的公文分別報(bào)送上級(jí)黨政機(jī)關(guān)，采用的紙型和格式都不同。黨政機(jī)關(guān)、部門聯(lián)合行文時(shí)，其承辦單位文秘人員在送審過程中，往往要數(shù)次更改格式，使文秘人員無所適從。另外，每個(gè)單位還要相應(yīng)配套、運(yùn)用不同的紙型、檔案卷皮、文件處理箋、發(fā)文簽批單、檔案柜等，增加了不必要的麻煩，影響工作效率。
　　
　　3.影響基層黨政機(jī)關(guān)公文的形象。當(dāng)前，很多閱文者對(duì)黨政機(jī)關(guān)公文格式不統(tǒng)一的現(xiàn)狀很不理解。比如說，同一系列的公文或同一個(gè)會(huì)議下發(fā)的公文往往紙張大小不一，文面格式不同，不僅影響歸檔保存，而且導(dǎo)致閱文者對(duì)公文產(chǎn)生不整齊、不規(guī)范的印象，甚至有人認(rèn)為黨政機(jī)關(guān)公文各行其是。因此，黨政機(jī)關(guān)公文格式不統(tǒng)一，從某種意義上說，在一定程度上損害了黨政機(jī)關(guān)公文的形象。
　　
　　三、統(tǒng)一黨政機(jī)關(guān)公文格式的建議
　　
　　黨政機(jī)關(guān)公文的屬性本無質(zhì)的區(qū)別，在客觀上有條件實(shí)現(xiàn)格式統(tǒng)一。因此，建議上級(jí)有關(guān)部門從實(shí)際出發(fā)，按照“精簡、一致、高效”的原則對(duì)當(dāng)前黨政機(jī)關(guān)公文格式方面的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整，除現(xiàn)有相同的格式不變外，將紙型、字體、字號(hào)以及密級(jí)、份號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、簽發(fā)人、附件名稱、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等要素的標(biāo)注方式統(tǒng)一起來。具體可從以下幾個(gè)方面統(tǒng)一：
　　
　　1.統(tǒng)一公文用紙。建議黨政機(jī)關(guān)公文統(tǒng)一采用A4型紙。
　　
　　2.統(tǒng)一公文字體。建議標(biāo)題和主題詞目用小標(biāo)宋體，副標(biāo)題用楷體，主題詞、密級(jí)、小標(biāo)題用黑體，其他都用仿宋體排印。
　　
　　3.統(tǒng)一公文字號(hào)。建議除標(biāo)題用2號(hào)字外，其他統(tǒng)一用3號(hào)字排印。
　　
　　4.統(tǒng)一標(biāo)注位置。①密級(jí)與保密期限。建議統(tǒng)一標(biāo)注在首頁右上角，如需同時(shí)標(biāo)注密級(jí)與保密期限，就在密級(jí)之后空1字標(biāo)注保密期限。②主送機(jī)關(guān)。建議不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文和主送機(jī)關(guān)名稱首頁排不下時(shí)，主送機(jī)關(guān)統(tǒng)一排在主題詞之下，抄送機(jī)關(guān)之上。③附件名稱。建議統(tǒng)一在正文之后接著排印，不空行。④抄送機(jī)關(guān)。建議“抄送”二字左邊頂格排印，不空字。⑤印制版記。建議印發(fā)機(jī)關(guān)左邊頂格排印，不空字。印發(fā)時(shí)間右邊不空字。
　　
　　5.統(tǒng)一標(biāo)注方式。①份號(hào)。建議統(tǒng)一從“0000001”號(hào)開始，用7位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)注。②簽發(fā)人姓名。建議統(tǒng)一用仿宋字標(biāo)注。③標(biāo)題。如是雙文種公文，建議統(tǒng)一用書名號(hào)將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文標(biāo)題全部標(biāo)出，第一文種和第二文種都用仿宋字排印。④正文。如有兩級(jí)小標(biāo)題的，建議統(tǒng)一分別用黑體、楷體排印。有多級(jí)小標(biāo)題的，分別用小標(biāo)宋體、黑體、楷體、仿宋排印。⑤發(fā)文機(jī)關(guān)署名。建議無論是什么文種，發(fā)文機(jī)關(guān)都一一署名。⑥成文日期。建議統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。⑦印章。建議無論是哪一級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文，都一一加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。⑧主題詞。建議統(tǒng)一按中共中央秘書局編印的《公文主題詞表》標(biāo)注，一篇公文主題詞目最多不超過10個(gè)。