改正工作習(xí)慣，做好時間管理
用對的方法做對的事情
改善時間管理，不只是討論哪些事情該、哪些不該做，你還得更進(jìn)一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細(xì)節(jié)，讓工作流程達(dá)到「最佳化」，大幅減少時間浪費(fèi)。
時間管理的第1守則，就是“Do the right thing right.”(用對的時間做對的事情)。
但是多數(shù)人只做到前半段，卻忘了後半段。翻開許多談?wù)摃r間管理的書籍或文章，內(nèi)容一定是告訴你，如何依據(jù)事情的輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。
但事實(shí)上，如何用對的方法做對的事情，其實(shí)更重要。
做事有方法，時間自然變多
交通大學(xué)資訊管理研究所教授黎漢林就曾要求EMBA學(xué)生1年要看完100本書，當(dāng)場引起大老闆們的激烈抗議。工作事情都處理不完了，怎麼可能還有時間讀這麼多書？
直到學(xué)期最後，大家才恍然大悟是怎麼一回事。「我想測試看看，有幾個人可以找到最有效的讀書方法，」黎漢林說。事後他才向EMBA學(xué)生解釋什麼是最有效的閱讀方法，從目錄、內(nèi)文標(biāo)題、前言以及關(guān)鍵章節(jié)的內(nèi)容當(dāng)中，抓住整本書核心概念，再用簡短的字?jǐn)?shù)描述這個概念，就能吸收到一本書的精華。
改善時間管理，不只是討論哪些事情該做、哪些不該做，你還得更進(jìn)一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細(xì)節(jié)，讓工作流程達(dá)到「最佳化」，大幅減少時間浪費(fèi)。
該如何開始？
美國卡內(nèi)基訓(xùn)練公司(Dale Carnegie & Associates)前執(zhí)行長、目前擔(dān)任史都華李文顧問公司(Stuart Levine & Associates)執(zhí)行長的史都華?李文(Stuart R. Levine)，在《關(guān)鍵時刻》(Cut to the Chase)這本書提供了有用解答。
1、 思考要慢，執(zhí)行要快。
有些事情一旦你決定了，就無法再回頭，或者事後得花雙倍的力氣去調(diào)整。
如果你真的想要節(jié)省時間，「第一次就要做對」是很重要的原則，寧可事前多花點(diǎn)時間，仔細(xì)討論，想清楚再動手，即使事後仍需調(diào)整，但也不至於會太過離譜。
2、 再三確認(rèn)，知道你該做什麼。
如果你一開始就會錯意，不清楚對方要的是什麼，就是在浪費(fèi)時間做白工。很多時候，甚至你覺得很清楚對方的意思，最後卻發(fā)現(xiàn)相差十萬八千里。到底是對方?jīng)]說清楚，還是你的理解能力有問題？
假設(shè)你的主管要求你下星期報告最近的重大經(jīng)濟(jì)趨勢，你可以自已先設(shè)想，哪些內(nèi)容是主管想要的，然後立即和主管討論，確定你們彼些之間的認(rèn)知是一致的，就可以開始工作。
但是如果主管交代完，你就直接問比較細(xì)節(jié)的問題，例如是哪些經(jīng)濟(jì)趨勢，一時之間他可能也很難說清楚，不如先做大略的研究，提出你初步的構(gòu)想，再和主管確認(rèn)最後的內(nèi)容的走向，會更有效率。
3、 時間壓力愈大，工作效率愈高。
規(guī)畫工作行程表時，不要只是列出該做的工作項(xiàng)目，還要在旁邊寫上預(yù)計(jì)完成時間。一旦有了時間限制，就有了限期完成的壓力，工作時會比較專注，而不會毫無限制的拖延。
4、 工作之前，先把辦公桌清理乾淨(jìng)。
如果你去知名餐廳或飯店的廚房就可以發(fā)現(xiàn)，廚師在開始烹飪之前，必定會把需要用到的食材和工具依照先後順序整齊地排列好。同樣的，工作時不要把時間浪費(fèi)在找東西。開始工作之前，請先空出一個乾淨(jìng)的桌面出來，再把可能需要用到的資料或物品，放在方便拿取的地方。
5、 向外求助，別閉門造車。
如果你新接某個工作或?qū)０福仍儐栍薪?jīng)驗(yàn)的同事或主管，什麼樣的工作方式最有效率，不要浪費(fèi)時間自己去摸索，以免走錯方向。平常，也應(yīng)該多觀察他不錯的工作習(xí)慣，自己多加學(xué)習(xí)，例如如何整理檔案文件、管理客戶等，這些都是伸手可及、立即可用的方法，應(yīng)多加利用。
6、 凡事主動，等待只是浪費(fèi)時間。
每次當(dāng)有人說「我再打給你」這句話時，就當(dāng)作他沒說過。請別浪費(fèi)時間等待對方的回音，直接拿起電話打給對方，才是明智之舉?；蚴?，你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人，先詢問他，你是否可以直接聯(lián)絡(luò)那個人，一方面表示尊重，另一方面又可以節(jié)省等待的時間。
7、 改變自己，適應(yīng)其他人的工作習(xí)慣。
工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習(xí)慣的工作方式都不一樣,，往往容易引起不必要的時間浪費(fèi)。要改變別人，不如先改變自己，順應(yīng)別人的工作方式，讓流程的進(jìn)行可以更有效率。平?；訒r，多觀察對方的工作習(xí)慣，或是他最討厭別人有哪些壞習(xí)慣，避免自己踩到地雷。
8、 成功也要花時間分析。
我們常要求自己了解犯錯背後的原因，避免下次再犯。
但是，你也應(yīng)該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。下次再遇到類似的情況時，你才知道如何達(dá)到成果。當(dāng)你知道成功的原因，又能避免可能的錯誤，才能有絕對的把握。
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