《不想累死自己，一定要學(xué)會把工作變簡單》
「每天總是有堆積如山的工作，好像永遠(yuǎn)都做不完，怎么辦？」
「真希望能準(zhǔn)時(shí)下班，脫離加班生活！」
你是否也像這樣，工作總是充滿壓力及抱怨？如何才能找到最適合自己的工作方式？不再每天被工作追著跑？本文集結(jié)了許多小秘訣，由「根本」開始徹底改變你的工作方法，讓工作更變得更簡單、更有效率。
不過，剛開始你可能需要一些勇氣，才能實(shí)踐本文所寫的內(nèi)容。因?yàn)?，要將工作簡化，首先必須從「舍棄」許多東西開始。
無論是物品、信息、經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)，或是人際關(guān)系，許多東西我們一旦擁有了，就很難放手。原因在于我們會這么想：「舍棄＝浪費(fèi)」。然而，這卻是讓事情越來越復(fù)雜的根源。
本文作者中島孝志是日本知名的「效率專家」，他同時(shí)身兼企業(yè)顧問、經(jīng)濟(jì)評論家、新聞記者、作家、出版制作人、大學(xué)講師等數(shù)職。面對多面向的龐雜工作，他30年來從未加班，非但工作從容不迫、迎刃有余，更在各領(lǐng)域中展現(xiàn)驚人成績，他究竟是怎么辦到的？
「早10分鐘進(jìn)公司」，人生就會不一樣
確立「早鳥型」的生活方式是工作簡化的絕對條件。舉例來說，我從20年前開始，就養(yǎng)成了早上4點(diǎn)起床的習(xí)慣。拜這個習(xí)慣所賜，我賺得了不少好處。
1. 早上的空氣清新，對健康有益。
2. 早上很安靜，適合從事需要思考的工作。
3. 比起熬夜，早起更能提高工作效率。
4. 提早完成預(yù)定的工作，就更有能力應(yīng)變突如其來的客訴或委托。
提早出門，天天都贏在起跑點(diǎn)
此外，早起還有許多好處。例如：早一步開始一天的工作。
對上班族而言，最消耗體力的莫過于上下班尖峰時(shí)段。只要避開人擠人的通勤時(shí)段，搭上早一班的車，就一定有位子坐吧！如此一來，就能悠悠哉哉地看報(bào)紙、閱讀時(shí)事新聞，或者一面看著手帳，一面思考工作流程。也就是說，在踏進(jìn)辦公室以前，你就已經(jīng)開始一天的工作了。
無論什么工作，最初的「起跑加速」都相當(dāng)重要。只要有好的開端，一整天的工作就能順利進(jìn)行。對工廠管理來說，工作的「起頭」最重要，對上班族而言，早上就是一天的「起頭」，只要善用這段黃金時(shí)間，就能提升生產(chǎn)力。
上班做的第一件事，決定你幾點(diǎn)下班！
一天之中，你通常在什么時(shí)候進(jìn)入「工作模式」呢？我想應(yīng)該很少人會在踏進(jìn)辦公室的瞬間，就火力全開吧！絕大多數(shù)人都需要一段熱機(jī)時(shí)間，慢慢點(diǎn)燃「工作引擎」。前面曾經(jīng)說過，這20年來我都在清晨4點(diǎn)起床。然而即便如此，我進(jìn)辦公室后做的第一件事，還是和多數(shù)的上班族一樣。
某家飲料廠牌曾經(jīng)針對「上班族一進(jìn)辦公室后，會先做什么？」進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果如下：
1. 確認(rèn)電子郵件
2. 先來一杯咖啡或飲料
3. 拿出記事本確認(rèn)行程
4. 去洗手間（確認(rèn)服裝儀容）
5. 上網(wǎng)瀏覽新聞
就算進(jìn)了辦公室，不代表大腦就能反射性地切換至「工作模式」，我們還是得透過檢查電子郵件、喝咖啡，或與主管同事閑聊幾句，以及朝會、會議等「儀式」，慢慢提高自己的工作動力。
這些舉動雖然無傷大雅，但如果一直拖拖拉拉、遲遲無法進(jìn)入工作模式，專心工作的時(shí)間就會相對變短，導(dǎo)致工作無法在期限內(nèi)完成。這么一來，我們就必須加班，工作簡單化、效率化也就離我們越來越遠(yuǎn)。
拖拖拉拉只會誤事，越早開工越好
想早點(diǎn)完成工作，就必須盡早開始動工。這個原則雖然簡單，卻是工作不變的「鐵則」。環(huán)顧四周，你會發(fā)現(xiàn)動作慢的人都有一項(xiàng)共通點(diǎn)，那就是他們都習(xí)慣拖拖拉拉、悠悠哉哉地工作。
這種人非得在別人的「強(qiáng)烈要求」或現(xiàn)實(shí)的「迫切需要」之下，才能果斷地開始工作。以我為例，就是在編輯逼問我，或是強(qiáng)烈希望我出版某本書的時(shí)候。
相反地，我也會拜托周遭的人：「我很懶惰，所以麻煩你盡量催我。」這也不失為可行之計(jì)。因?yàn)槲疑钪辣M早開始動工的好處，所以會特別感謝催我的人。畢竟，只要一個不留神，寶貴的時(shí)間就轉(zhuǎn)眼飛逝了。
報(bào)告只要「說重點(diǎn)、講結(jié)果」千萬別讓主管說出「所以呢？」
上班族早上一定都很忙碌，星期一的一大早就更不用說了。有事和主管報(bào)告還得排隊(duì)，簡直與尖峰通勤時(shí)段沒兩樣。這個時(shí)候，如果你也得向主管報(bào)告，你會怎么開口呢？
員工： 「上周五我去○○公司的山田部長那跑業(yè)務(wù)，聽說他們好像也受到不景氣的影響，業(yè)績整整跌了3成?！?/p>
主管：「所以結(jié)果呢？」
員工：「花了好一番工夫，我還是想辦法簽到了合約，因?yàn)椤?/p>
主管：「好，我知道了。辛苦你了！那么付款的事呢？」
員工：「喔，還沒付款。其實(shí)啊……」
如果這么報(bào)告，肯定會讓主管生氣吧！因?yàn)樾瞧谝坏脑缟?，所有人都處于?zhàn)斗模式，火力全開，只求能熬過這個星期。上班族的早上是很忙碌的，絕不可能悠悠哉哉。
主管比任何人更忙，尤其星期一早上，可能還得向老板或高階主管報(bào)告，所以下屬報(bào)告時(shí)要是拖拖拉拉，做主管的絕對無法忍受。
早晨會報(bào)有訣竅，長話要短說，最忌「老王賣瓜」
早晨會報(bào)有幾項(xiàng)訣竅：
1. 長話短說
2. 只說結(jié)論
3. 口頭報(bào)告，而非郵件
4. 依內(nèi)容的「重要程度」判斷報(bào)告時(shí)機(jī)
a.重要的事：提早進(jìn)公司，等主管一來就立刻報(bào)告
b.不重要的事：在空閑時(shí)間報(bào)告
試想一下，對方最想得到的消息是什么？當(dāng)然是「結(jié)論」。盡量把握時(shí)間說重點(diǎn)，其他過程或自吹自擂的話，可以等到有時(shí)間的時(shí)候再說。同樣地，報(bào)告的時(shí)機(jī)也很重要。開口前要先向主管確認(rèn)：「現(xiàn)在有空嗎？」、「我想報(bào)告一下○○的情況?？梢越栉?分鐘嗎？」這個動作非常重要。工作絕不能太過「自我」。要占用對方的時(shí)間，就必須配合對方及周遭環(huán)境的步調(diào)。如此一來，工作才會更有效率。
壞消息不能拖！越壞的消息，越要提早報(bào)告
報(bào)告絕不只有「好消息」，一定也有很多說不出口的「壞消息」。越壞的消息，越需要優(yōu)先報(bào)告。然而，有很多人卻習(xí)慣只報(bào)告好消息，壞消息則往后拖，等到非不得已才說出口，或是直接忽略壞消息，裝作完全沒那回事。
其實(shí)，「順利」或「成功」這類的好消息，即使延后報(bào)告也無所謂，但客訴、事故、糾紛、意外等壞消息，如果不盡快交代清楚，后果會非常嚴(yán)重。
提早報(bào)告，就能提早處理。正所謂：「星星之火，可以燎原?！谷绻诨饎葸€小時(shí)盡早報(bào)告，還來得及撲滅火源，可是要是拖延報(bào)告的時(shí)間，等到大火延燒開來，后果就不堪設(shè)想了。拖延會帶來致命的損傷，所以越壞的消息要越早報(bào)告。各位一定要牢牢記住這個簡單的原則。
回信慢吞吞的人，工作一定也沒效率
現(xiàn)在所有工作幾乎都需要透過電子郵件往來。因此，提升回覆信件的效率，也可以說是提升工作效率的重要關(guān)鍵。
我是個急性子的人，所以象是固定的住址、電話號碼等，或是使用頻率較高的句子，我都會預(yù)先設(shè)定。當(dāng)然，電子郵件常用的內(nèi)容，我也會預(yù)先設(shè)定。
電子郵件設(shè)定有條理，工作不瞎忙
我們可以將電子郵件的內(nèi)容分為5個部分：
1. 頁首
2. 標(biāo)題
3. 本文
4. 結(jié)語
5. 簽名檔
其中，「頁首」和「簽名檔」的部分不用自行決定，從公司寄出的信件應(yīng)該都會自動添加。簽名檔的部分包含：公司地址、電話、傳真、網(wǎng)址及郵件賬號。
至于標(biāo)題、本文和結(jié)語，這些部分該怎么寫呢？其實(shí)，只要書店逛逛，就會發(fā)現(xiàn)「商務(wù)郵件」的工具書堆積如山，或是上網(wǎng)也可以找到很多。善用這些工具，可以幫助我們寫出又快又好的商業(yè)書信。
讓你打字更快速、回信更有效率的小撇步
另外，利用計(jì)算機(jī)中「附屬應(yīng)用程序」里的「相關(guān)字詞編輯工具」，輸入常用的關(guān)鍵句，也能讓工作打字時(shí)更有效率。例如：「敬啟者」，只要打「敬」就能叫出這個詞。其他象是：
1. 「謝」──謝謝您的來信
2 .「感」──感謝您訂購本公司產(chǎn)品
3 .「承」──承蒙貴公司平日的支持與愛顧
4 .「如」──如有任何疑問，請不吝來信指教
5 .「造」──造成您的不便，特在此向您致歉
6 .「?！供ぉぷＹF公司業(yè)績蒸蒸日上
7 .「敬」──敬祝商祺
不管登錄幾個都沒關(guān)系，后補(bǔ)字詞會不停地出現(xiàn)在熒幕上，各位不妨試試。
只要專心「1個小時(shí)」就好
有適度的休息和放松時(shí)間，我們才能維持高度的專注力。請各位試想一下，如果拳擊比賽沒有中場休息時(shí)間，一直沒完沒了地進(jìn)行下去，結(jié)果會如何呢？比賽肯定會變得很沒勁吧！選手能專注的出拳，是因?yàn)榧?分鐘，就能休息1分鐘。
同樣地，相撲也是如此。相撲力士們不會一上場就使盡全力駁倒對方，時(shí)間終止之前，都是力士們的自由時(shí)間，他們會互相激發(fā)專注力，等到全身充滿氣力的瞬間才開始比賽。由此可知，專注力無法長久持續(xù)。因此，我們可以做到以下2點(diǎn)：
只要專心「1個小時(shí)」
只要集中精神解決「這個部份」
只要「限制時(shí)間」，就能全神貫注地工作了。準(zhǔn)備考試也是如此。比起臨時(shí)抱佛腳，針對可能出題的范圍集中精神，還比較有效率。畢竟專心一整天，是不可能的?！副绕疬B續(xù)唸書10小時(shí)，每天2小時(shí)，持續(xù)5天，還比較能專心」──這種提高專注力的方式就稱為「回憶法」。為了讓工作更有效率，我希望大家能加以運(yùn)用。
以「3小時(shí)」為單位工作，永遠(yuǎn)不疲勞！
每個人都有自己的工作「節(jié)奏」。舉例來說，我可以集中精神持續(xù)工作3個小時(shí)，所以當(dāng)我覺得：「好累喔！」或是抬頭問：「現(xiàn)在幾點(diǎn)了？」通常都是3小時(shí)以后。因此每過3個小時(shí)，我就會自然而然地起來走動、休憩片刻。
就如同大家所知道的「中午的午休時(shí)間」或是「下午3點(diǎn)的點(diǎn)心時(shí)間」，你可以設(shè)定固定的休息時(shí)間，或是跟我一樣，一想到就休息片刻。
一般來說，工廠這種需要全體員工互助合作的工作場合，固定時(shí)間的休息方式較為適用。相反地，如果是各自獨(dú)立，從事創(chuàng)意工作的辦公室，或許就比較適合像我這種斷斷續(xù)續(xù)的休息模式。
一般公司中午的午休時(shí)間，多為45分鐘至1個小時(shí)，至于下午3點(diǎn)的休息時(shí)間，則是有10分鐘就該偷笑了。這時(shí)，不妨吃點(diǎn)甜食讓腦袋休息片刻，或是做做體操，讓身心重新恢復(fù)活力。
工作場合的休息時(shí)間就和拳擊賽的中場休息一樣，不是「為了休息而休息」，而是為了「再戰(zhàn)下一場」。重新充電是很重要的。即使在這段休息時(shí)間耗精費(fèi)神，也得不到什么好處。請各位務(wù)必意識到這一點(diǎn)。
辦公桌只留6樣?xùn)|西，其他通通丟掉！
身為一個上班族，要是不懂得如何整理、整頓，那么絕對會吃大虧。假設(shè)你的抽屜塞滿了東西，沒有空間放置雜物，只能把雜物全堆在辦公桌上。桌上的計(jì)算機(jī)已經(jīng)讓空間夠窄了，加上這堆雜物后，或許連好好寫個文件的地方都沒有了吧！
在這種狀態(tài)下，還能心平氣和地工作的人，真是讓我覺得不可思議。我認(rèn)為這種類型的上班族，是不可能把工作做好的。名片這類的東西，只要利用名片管理軟件，就能妥善管理。之后就算忘記姓名，只要有公司名稱和類別，一搜尋就能立刻找到。
辦公桌就是「財(cái)庫」，一定要加強(qiáng)管理
辦公桌的使用方式，會對工作的生產(chǎn)性帶來巨大影響。對上班族來說，這張小小的辦公桌正是創(chuàng)造所有價(jià)值的「生產(chǎn)工廠」。這間小工廠可以創(chuàng)下幾百萬、幾千萬，甚至幾億的營業(yè)額，所以對于自己的辦公桌，千萬不能疏于管理。
舉例來說，我的辦公桌上只會放以下這些東西：
1. 計(jì)算機(jī)
2. 手機(jī)和電話分機(jī)
3. 旋轉(zhuǎn)式名片架
4. 便利貼
5. 桌上型月歷
6. 文具組
因?yàn)橹挥羞@些東西，所以桌子雖小，還是比堆滿雜物的辦公桌寬敞許多。
我認(rèn)為整理辦公桌的訣竅，就是只選出活火山（現(xiàn)在使用中的物品），至于休火山（現(xiàn)在不使用的物品）及死火山（未來也不會使用的物品），則可以丟掉或是分送同事，之后要是突然需要使用，再和同事借就好了。
決定今天能不能準(zhǔn)時(shí)下班的人，是你自己，不是老板
工作能力強(qiáng)的人通常相當(dāng)忙碌。他們善于解決接踵而至的難題，而且手法相當(dāng)高明，所以工作會接二連三地找上他們。相反地，工作能力差的人通?！负荛e」。因?yàn)橥瑯拥墓ぷ鳎ぷ髂芰?qiáng)的人能在短時(shí)間內(nèi)完成，而他們卻得花上一整天，甚至一整個星期。
那么，工作能力「不上不下」的人呢？他們也相當(dāng)忙碌，可是卻和工作能力強(qiáng)的人有所不同。工作能力不上不下的人，會緊抓著工作不放，搞得自己焦頭爛額也就算了，到頭來還一無所獲。工作能力強(qiáng)的人，都是善于「委外」的人。他們會將工作利落地分類處理：
1. 自己該做的工作
2. 可以交給別人的工作
3. 做不得的工作
因此，無論再怎么忙碌，他們都能臉不紅、氣不喘地一一解決工作。
永遠(yuǎn)空出一只手，讓自己「游刃有余」
有些人習(xí)慣將工作全攬上身，讓自己忙得不可開交；有些人則習(xí)慣將工作分配出去，交給其他同事或是直接委外處理。在工作成效上，這兩種人有天壤之別。懂得簡化工作的人絕不會一手包辦所有的工作，因?yàn)檫@么做不僅苦了自己，也會對客戶或公司造成困擾。
「工作又停在他那里了喔？」
「交給○○做或許還進(jìn)行得比較順利呢！」
效率化的要訣之一，就是成為「游刃有余」的人要永遠(yuǎn)空出一只手，不能這個也做、那個也做，讓自己沒有喘息的余地。
只要懂得適時(shí)將工作分配出去，當(dāng)表現(xiàn)的機(jī)會近在眼前時(shí)，就能立刻集中精神、采取行動，把機(jī)會化為成果。
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