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涉外公證書是國(guó)際通行的司法證明文書，是保障和促進(jìn)世界各國(guó)民間交往和經(jīng)貿(mào)往來的法律手段。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、人們生活水平提高和國(guó)際交往頻繁，出國(guó)旅游、留學(xué)就業(yè)、商務(wù)勞務(wù)、探親訪友、移民定居等越來越多，其中許多要求辦理公證。涉外工作無小事，涉外公證又與群眾的生活息息相關(guān)，公證書的質(zhì)量不僅關(guān)系著當(dāng)事人的切身利益，在一定程度上也代表著國(guó)家的形象。以北京市中信公證處為例，2017年共辦理涉外民事公證43000余件，涉外經(jīng)濟(jì)公證3200余件,2018年以來，共辦理涉外民事公證近2萬件，涉外經(jīng)濟(jì)公證900余件,公證書發(fā)往100多個(gè)國(guó)家和地區(qū)使用，未出現(xiàn)錯(cuò)證假證。其中出生醫(yī)學(xué)證明證明、親屬關(guān)系公證、出行同意聲明公證、委托公證、成績(jī)單公證、學(xué)歷學(xué)位公證、機(jī)動(dòng)車駕駛證公證、無犯罪記錄證明公證占大多數(shù)，為群眾出國(guó)出行提供了極大便利。在辦證過程中我們發(fā)現(xiàn)，各個(gè)地方甚至同一區(qū)域不同公證機(jī)構(gòu)相同涉外公證事項(xiàng)辦理也有所不同。為及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)務(wù)問題、促進(jìn)提升涉外公證整體質(zhì)量，我們結(jié)合辦證實(shí)際和辦證經(jīng)驗(yàn)，梳理了近年來涉外公證辦理中發(fā)現(xiàn)或可能遇到的問題，嘗試提出建議。
一、申請(qǐng)、受理環(huán)節(jié)
1、關(guān)于申請(qǐng)人
公證申請(qǐng)是自然人、法人或者其它組織向公證機(jī)構(gòu)提出辦理公證請(qǐng)求的行為。涉外公證中與申請(qǐng)相關(guān)的常見問題包括是否載明法定代理人，比如，在出生醫(yī)學(xué)證明、親屬關(guān)系等公證中，在公證詞中是載明到場(chǎng)辦理公證的一方、任意一方、還是陪同出行的一方？自然人、法人或者其它組織在申辦公證事項(xiàng)時(shí)如不能親自辦理，除了不能委托的公證事項(xiàng)外，均可以委托他人代為申請(qǐng)辦理。這就需要代理人在申辦公證時(shí)向公證處提供申請(qǐng)人出具的委托書，但在公證詞中是否載明委托代理人？一般而言，申請(qǐng)人為十八周歲以下的均載明法定代理人，辦理公證時(shí)并不要求未成年人到場(chǎng)，而是區(qū)分公證申請(qǐng)人和實(shí)際申請(qǐng)辦理人，對(duì)于出生醫(yī)學(xué)證明公證等應(yīng)以《出生醫(yī)學(xué)證明》的發(fā)放對(duì)象作為公證申請(qǐng)人，對(duì)于未滿十八周歲的公證申請(qǐng)人的，如父母一方陪同出行的，為便于公證書使用，以陪同出行方作為法定代理人。
2、關(guān)于資料審查
資料審查是確保公證真實(shí)性的關(guān)鍵。與其他類型公證相比，受理涉外公證需要審查的資料一般較少，資料主要為相關(guān)部門出具的格式證書。從受理實(shí)踐看，資料審查中常見的問題有：一是資料信息記載不全或變動(dòng)。比如，因辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》時(shí)新生兒未起名，故姓名一欄空缺或新生兒起名后又改名（與戶口本、身份證等名字不同），對(duì)于前一種情況，建議不辦理出生醫(yī)學(xué)證明公證，而辦理出生公證或親屬關(guān)系公證；對(duì)于后一種情況，建議在公證詞申請(qǐng)人一欄中載明曾用名，當(dāng)然，申請(qǐng)資料中應(yīng)有關(guān)于曾用名的相關(guān)證明。
二是記載內(nèi)容（尤其是日期）銜接不上或相沖突。比如對(duì)于未婚生子（女），當(dāng)事人的提供的結(jié)婚證上登記結(jié)婚的日期晚于《出生醫(yī)學(xué)證明》上載明的新生兒出生的日期；對(duì)于單親家庭，《出生醫(yī)學(xué)證明》只載明父母一方，或沒有《出生醫(yī)學(xué)證明》，而是在戶口簿中載明親子關(guān)系。對(duì)于此類申請(qǐng)辦理出生醫(yī)學(xué)證明公證、出生公證、親屬關(guān)系公證的，如何辦理？實(shí)踐中，一般要求提供親子鑒定等相關(guān)材料進(jìn)行佐證，實(shí)質(zhì)性審查后再行辦理。
二、辦證環(huán)節(jié)
1、關(guān)于告知
辦理涉外公證業(yè)務(wù)不僅要精通國(guó)內(nèi)民商事法律知識(shí)，對(duì)于國(guó)際間的相關(guān)法律也要有一定了解，特別是我國(guó)的對(duì)外政策及國(guó)外對(duì)公證的特殊要求。公證作為法律服務(wù)之一，一般是根據(jù)當(dāng)事人的申請(qǐng)進(jìn)行辦理，但是公證又有其特定的類型和程序要求，涉外公證因涉及諸多國(guó)家，不同的國(guó)家有不同的要求，因此需要在辦理公證時(shí)詢問清楚當(dāng)事人所需辦理公證的類型、用途、翻譯文種及相關(guān)特殊要求，并進(jìn)行相關(guān)政策要求告知。實(shí)踐中常見的有，證明親屬關(guān)系的是辦理出生醫(yī)學(xué)公證、出生公證還是親屬關(guān)系公證，不陪同出行的一方是辦理委托帶領(lǐng)未成年人子女出行的委托公證還是同意出國(guó)聲明公證，委托公證或出國(guó)聲明公證中委托書、聲明書內(nèi)容方面有無特殊要求等，比如行程起止日期、出行國(guó)家、辦理簽證手續(xù)的國(guó)家、是否載明費(fèi)用承擔(dān)方、公證書的份數(shù)等；對(duì)于到多個(gè)申根國(guó)家的，詢問清楚是籠統(tǒng)概括表述為到“等申根國(guó)家”還是詳細(xì)列明所到國(guó)家；對(duì)于當(dāng)事人提供的委托書、同意出國(guó)聲明等模板，要充分告知當(dāng)事人法律意義、后果和風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于中外文對(duì)照的法律文書，嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行填寫，比如簽名是中文還是拼音，日期填寫格式等等。
2、關(guān)于材料核實(shí)
在涉外公證中，還需要我們對(duì)有關(guān)證明材料進(jìn)行認(rèn)真的審核，尤其對(duì)于學(xué)歷學(xué)位證書公證、成績(jī)單公證、公安機(jī)關(guān)出具的無犯罪記錄證明、民政部門出具的婚姻情況證明等，個(gè)別當(dāng)事人為達(dá)到自身目的，可能提供虛假的證明。需要采取網(wǎng)絡(luò)查詢、向發(fā)證機(jī)構(gòu)電話查詢、函詢，必要時(shí)上門查詢等方式進(jìn)行核實(shí)，以保證公證材料的真實(shí)性。比如對(duì)于學(xué)歷學(xué)位證書，可以登陸教育部中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)進(jìn)行查詢。
三、翻譯環(huán)節(jié)
涉外公證書和公證證明對(duì)象需附外文譯文。實(shí)踐中較注重程序和證明對(duì)象的真實(shí)、合法，而對(duì)翻譯缺乏足夠的重視，主要表現(xiàn)為：
1、譯法譯文方面
一是同一詞語譯文不同。對(duì)于一些常見的用詞用語翻譯不同，比如對(duì)于《委托書》，有的翻譯成“LETTER OF ATTORNEY”，有的翻譯成“Certificate of Entrustment”，還有的翻譯成“Power of Attorney”;對(duì)于委托人、受托人，有的翻譯成“Client”、“Attorney”，有的翻譯成“Trustor”、“Trustee”，是否數(shù)種翻譯都合法可行，沒有明確要求。二是翻譯規(guī)范不統(tǒng)一。比如對(duì)于“公民身份號(hào)碼”，有的翻譯成“ I.D. Card No.”，有的翻譯成“Citizenship ID Number”，是采用全稱，還是也可采用縮寫等，缺乏規(guī)范。尤其對(duì)于待證明文件交由翻譯公司翻譯、證詞公證機(jī)構(gòu)翻譯部門自行翻譯而言的，一旦出現(xiàn)同一詞語譯文不同的，有損公證書的嚴(yán)肅性。三是選擇性翻譯。比如對(duì)于《出生醫(yī)學(xué)證明》，往往上面有多個(gè)部門的蓋章，有的全部都翻譯，有的只翻譯其中部分印章，對(duì)于翻譯對(duì)象文書中既有中文又有外文的，在翻譯件中只載明由原中文翻譯過來的外文還是也載明原存在的外文。
2、格式、排版、字體等不統(tǒng)一
主要表現(xiàn)為對(duì)于《委托書》、《出生醫(yī)學(xué)證明》等，有的按照原件格式、排版的位置翻譯，有的則按照文字的順序自行排版翻譯，字體等也不統(tǒng)一，導(dǎo)致不同公證員出具的公證書略有不同。
3、審查責(zé)任問題
翻譯屬于專門技術(shù)、專業(yè)性的工作，需要既懂外語又掌握一定公證知識(shí)的人承擔(dān)。實(shí)踐中，對(duì)于《委托書》、《出生醫(yī)學(xué)證明》等證明對(duì)象的翻譯往往交由專門的翻譯公司進(jìn)行翻譯；但是受外語等限制，一般而言，公證員難以對(duì)翻譯內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審查，公證書的法律責(zé)任卻由公證員承擔(dān)。
對(duì)于以上問題，由于譯法譯文受語言使用習(xí)慣的影響，不同國(guó)家甚至同一國(guó)家不同地域都有所不同。一般而言，除非對(duì)于專有名詞、專有文件有特定的翻譯方法、翻譯內(nèi)容方面的要求，或者外交部門有特定的要求，實(shí)踐中，一般根據(jù)公證機(jī)構(gòu)或翻譯公司的譯法和內(nèi)容進(jìn)行翻譯。因此，對(duì)于該問題，主要在于確定翻譯對(duì)象中是否屬于專有名詞、外交部門或公證書使用者有無特殊要求。譯文質(zhì)量不僅影響到公證書效力，還影響到我國(guó)公證的整體形象，應(yīng)得到足夠重視，有待相關(guān)部門在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，從翻譯公司、翻譯人員的資質(zhì)和選擇，常見文書模板、常見用語的翻譯、甚至公證書格式排版等方面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。在規(guī)范翻譯的基礎(chǔ)上，根據(jù)避免翻譯瑕疵、錯(cuò)誤的可能性，進(jìn)一步分清公證員、公證機(jī)構(gòu)、翻譯公司在涉外翻譯、文書排版制作等方面的主體、審查責(zé)任。
四、公證書制作環(huán)節(jié)
公證書制作不僅代表公證外在形象，而且一定程度上可能影響公證的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。比如是否頁(yè)面整潔、每頁(yè)對(duì)齊、整體美觀、是否存在錯(cuò)別字、外文拼寫錯(cuò)誤，對(duì)于附有當(dāng)事人照片的，注意蓋章鋼印的位置以免影響當(dāng)事人形象等，都體現(xiàn)了公證人員的專業(yè)性。另外，在日期方面，由于有的證詞中標(biāo)明了申請(qǐng)人申請(qǐng)的時(shí)間，實(shí)踐中存在因證詞中受理日期和公證書落款日期不一致被質(zhì)疑而影響當(dāng)事人出行的情況，為避免風(fēng)險(xiǎn)，建議盡量保持一致。
以上是筆者有關(guān)涉外公證辦理中常見問題的梳理，以供交流探討。（感謝本處孟燕公證員對(duì)本文的貢獻(xiàn)）
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