作者：王忠超
今天的文章是由我們的新伙伴「Office職場訓(xùn)練營」帶來的，一起來看看他都有哪些Excel技巧吧。
數(shù)據(jù)透視表是Excel提供的一種交互式的強大數(shù)據(jù)分析和匯總工具，可以把一個明細表進行分類匯總，而且可以隨意改變匯總模式。我總對學(xué)員說，經(jīng)常用Excel的人不熟悉數(shù)據(jù)透視表，這個軟件的價值能減少三分之一。關(guān)于數(shù)據(jù)透視表，你要掌握這七個功能要求。
01 數(shù)據(jù)源要求
數(shù)據(jù)透視表這么強大，并不是什么表格都能做出數(shù)據(jù)透視表。在制作數(shù)據(jù)透視表時，需要注意源表要具備以下特點。
項目
特點
表格結(jié)構(gòu)
表格結(jié)構(gòu)是一維表
不能包含多層表頭
無空行空列
字段名稱
字段名不能為空
字段所在行無合并單元格
數(shù)據(jù)
日期是規(guī)范格式
文本型數(shù)字要轉(zhuǎn)換為數(shù)值格式
我們看下表格結(jié)構(gòu)，一維表和二維表工作中都很常見，兩者有什么不同呢。
從數(shù)據(jù)關(guān)系上來說，二維表有一個很明顯的特征，就是列字段中有一部分是相同性質(zhì)的字段。而一維表沒有任何兩個字段是相同性質(zhì)的。
左側(cè)的二維表，它的1月、2月、3月屬于一組性質(zhì)相同的“月份”參數(shù)。而右側(cè)的一維表，它的城市、月份和銷售額是不同的列參數(shù)。所以數(shù)據(jù)透視表要求源表是一維、無空字段以及無合并字段的數(shù)據(jù)列表。
02 開始創(chuàng)建
再來看下數(shù)據(jù)透視表命令位置。
[推薦的數(shù)據(jù)透視表命令]也是從Excel 2013版本開始出現(xiàn)的，能根據(jù)數(shù)據(jù)特點為用戶推薦可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)透視表。
在數(shù)據(jù)表中點擊任一單元格，[插入]--[數(shù)據(jù)透視表]，會出現(xiàn)“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表對話框”，主要用于選擇要透視的數(shù)據(jù)表范圍和透視表存放的位置。
03 布局結(jié)構(gòu)
右側(cè)會出現(xiàn)[數(shù)據(jù)透視表字段]的設(shè)置小窗口，從字段列表中勾選需要的字段名稱，或拖動字段名稱到不同區(qū)間，就會快速生成數(shù)據(jù)透視表。透視表共四個區(qū)間：篩選、行、列和數(shù)值，這四個區(qū)間在透視表上的對應(yīng)關(guān)系見下圖。
數(shù)據(jù)透視表最強大也是最靈活的功能就是“拖動即所得”，在右下角的四個區(qū)間拖動字段，數(shù)據(jù)透視區(qū)域可以立即顯示對應(yīng)的透視結(jié)構(gòu)和統(tǒng)計結(jié)果。而且同一個區(qū)域內(nèi)的順序不同，在數(shù)據(jù)透視表內(nèi)匯總的先后層次也會不同。
04 匯總方式
數(shù)據(jù)透視表對文本格式內(nèi)容會自動計數(shù)，對于數(shù)值格式內(nèi)容會自動求和。如果要更改某字段數(shù)據(jù)匯總依據(jù)，可以在透視表數(shù)值區(qū)域中該字段任一數(shù)據(jù)上，點擊[右鍵]，選擇[值匯總依據(jù)]來設(shè)置。
比如，按年計算運貨費合計要改成按年統(tǒng)計發(fā)貨單數(shù)，可以將匯總依據(jù)更改成[計數(shù)]。
有的讀者可能遇到過這種情形，明細數(shù)據(jù)是數(shù)字，匯總后默認的就是計數(shù)，總是要手工將其改為求和。這需要你檢查明細數(shù)據(jù)，看下該字段數(shù)據(jù)是否符合以下特點：
· 以文本形式存儲的數(shù)字
· 字段中有空單元格
· 選擇數(shù)據(jù)范圍時整列選取
05 數(shù)據(jù)刷新
做好的數(shù)據(jù)透視表和明細數(shù)據(jù)之間不是同步的關(guān)系，即明細數(shù)據(jù)發(fā)生更改，透視表不會立即更改統(tǒng)計結(jié)果，需要用到[刷新]功能。手動刷新可以通過右鍵菜單和選項卡命令兩種方式操作。
刷新數(shù)據(jù)的快捷鍵是[Alt+F5]，全部數(shù)據(jù)刷新快捷鍵是[Ctrl+Alt+F5]。也可以設(shè)置文件在打開時刷新數(shù)據(jù)，通過右鍵菜單，設(shè)置數(shù)據(jù)透視表選項。
如果數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源為外部數(shù)據(jù)，可以設(shè)定固定時間間隔來刷新數(shù)據(jù)透視表，主要設(shè)置數(shù)據(jù)連接屬性。
06 日期組合
對于按日期列出的訂單數(shù)據(jù)做透視，可以將同一日期的多個訂單進行匯總。
但是這樣還沒達到統(tǒng)計要求，默認是按日進行匯總。數(shù)據(jù)透視表可以將標(biāo)準(zhǔn)日期組合成月份、季度或年度，從而可以獲取不同的匯總結(jié)果。在訂購日期上任一單元格點擊[右鍵]，選取[組合]，選擇“年”和“月”即可。
按日期組合后，會在字段列表中增加字段“年”，組合字段和原有字段一樣可以按不同的布局進行移動。將“年”字段移動到列區(qū)域，可以更直觀查看不同年份每月的數(shù)據(jù)。
按日組合，可以設(shè)置天數(shù)間隔數(shù)值和日期范圍，透視表會在指定日期范圍內(nèi)，每隔設(shè)置天數(shù)對數(shù)據(jù)做一次匯總。下圖就是匯總2017年1-3月份每7天的數(shù)據(jù)。
07 計數(shù)+求和+顯示百分比
同一字段，拖動三次，同時顯示計數(shù)、求和以及顯示百分比。
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再次感謝「Office職場訓(xùn)練營」的分享
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