辦公室的秘密是什么？遠程管理的“大坑”和高效秘笈，又在哪里?
為什么看似美好的遠程辦公，體驗如此不堪？
回答這個當下人們都在頭疼的問題，要從一家美國軟件公司說起。37signals（現(xiàn)更名為Basecamp）是一家以“小、美、酷”著稱的企業(yè)，憑借分布在全球的30多名員工，為數(shù)百萬用戶提供服務。更重要的是，依靠遠程辦公，讓它成為了全球效率最高的軟件公司之一。
作為創(chuàng)始人的賈森·弗里德和戴維·海涅邁爾·漢森曾經(jīng)出版了《REMOTE》一書，其中有一句話可以解答文章開頭提出的問題：
“想讓遠程工作徹底失敗，就讓員工去‘試試看’，但公司還是按照原來的業(yè)務模式做事”。
換句話說，你以為你體驗的是遠程辦公，其實那只不過是遠程假裝在辦公室辦公而已。遠程辦公從來不是技術問題，而是管理問題。
為什么？這要從“辦公室的誕生”說起。
為什么會有辦公室？
現(xiàn)代辦公室起源于20世紀初，雖然它是一個供文職人員辦公的場所，但是核心理念仍然和工業(yè)大生產時期對流水線工人的設計相同，即泰勒主義。
泰勒認為，企業(yè)管理的根本目的在于提高效率。在這種思想的指導下，企業(yè)從每一個工人、每一道工序抓起，設計出最佳的工位、最合理的勞動定額以及標準化的操作方法。
所以最初的辦公室，就像是學校的教室：整齊劃一，完全開放，方便監(jiān)控。
后來，從20世紀50年代開始，人文主義關懷興起，企業(yè)開始關注雇員的需求。此時，格子間辦公室應運而生，格子間既明確了工位，又保護了員工隱私。時至今日，格子間是絕大多數(shù)辦公室的標配。
而近年來，伴隨著一批創(chuàng)業(yè)公司的興起，學習谷歌的開放式辦公成為一種潮流。谷歌辦公室的設計理念是通過開放的空間促進大家的溝通、協(xié)作，更好的提升工作效率和創(chuàng)新能力。
然而，辦公室的設計理念幾經(jīng)變遷，員工卻從來不滿意。
在泰勒主義下，員工的潛力得到了最大化挖掘，但是也成了被資本家壓榨的奴隸。
格子間的批評者認為，格子間只是阻擋了視線，無法阻擋聲音，結果是即沒有保護隱私，還阻礙的交流。
谷歌的部分員工認為，自己的隱私蕩然無存，溝通積極性被削弱，交流也是流于表面。
如果辦公環(huán)境讓員工感到不舒服，工作效率很難保證。因為回顧辦公室的風格變遷，我們看到：不論外在形式如何變化，不論泰勒主義和人文主義誰占上風，追求員工的高效率、高產出這一目標是不變的。
為何辦公室工作效率如此之低？
和我們今天討論的遠程辦公相比，根據(jù)權威數(shù)據(jù)分析，遠程辦公的工作效率更高。
《哈佛商業(yè)評論》的一項研究表明，遠程辦公的雇員其工作效率比辦公室員工高13.5%，同時他們表示有更高的幸福感和工作積極性。
另一項研究印證了同樣的觀點，斯坦福大學對16000名雇員進行了分析，結果顯示遠程辦公者的績效產出更高，即便是一周只有幾天可以享受遠程辦公的員工，他們的績效產出仍然要高13%。
37signal的創(chuàng)始人弗雷德在TED做了名為“為什么在辦公室的時候無法工作”的分享，作者提出了非常有洞察的結論。
當你詢問別人：他們需要工作的時候回去哪里？一般來說，你會得到三種不同的答案：一種回答是某個地方，比如房間；第二種是移動的物體，比如火車；第三種是想要工作的時間。
無論如何，他們都不會說出“辦公室”這個選項。為什么？真實的情況可能是這個樣子：
“你剛走進辦公室，先忙了15分鐘，然后被拉到另一件瑣事當中，又忙了30分鐘，之后又有一個不得不參加的會議，會議結束很可能就要吃午飯了。
午飯過后你又專心工作了15分鐘，此時有同事來向你請教問題，還有你的經(jīng)理在等著與你溝通項目進展，這些忙完了，已經(jīng)下班了，這一天幾乎沒做什么工作?！?/p>
打擾與會議，是辦公室工作高效率的天敵。
但是，打擾與會議只是問題的表象。這兩個表象共同指向了一個深層次的問題：企業(yè)管理模式。
你體驗的是“偽遠程辦公”
遠程辦公不簡單等于離開辦公室辦公，這只是其表現(xiàn)形式。
本質上說，遠程辦公是一個系統(tǒng)工程，這個系統(tǒng)的核心是管理理念的轉變。
疫情之下，各個公司匆忙啟動遠程辦公機制，而它們的管理模式依然是針對辦公室體制的，這種錯位成為員工疲憊感的來源。
一、缺乏信任讓遠程辦公變成遠程監(jiān)工
之前互聯(lián)網(wǎng)上傳出某公司要求在家辦公人員在工作時間需要打開攝像頭，這一行為成為了“遠程監(jiān)工”的真實寫照。
這充分說明了，該企業(yè)的管理是基于不信任管理，也就是默認了員工會偷懶，這是一個隱含的假設。
基于這一假設，企業(yè)往往是用管“人”代替管“事”且衍生出了一整套的管理體系，比如盡可能延長工作時間，默許“996”的存在，員工不在座位上會被認為偷懶，因此能夠長時間活動在領導視線內的員工往往有較高的績效。
在這一點上，歐美的成熟企業(yè)做的比較好。有一個形象的對比，成熟企業(yè)員工入職時，信用分是100，公司對招聘的員工充分信任、充分授權，相信他們可以在不用監(jiān)督的情況下做好本職工作。然而一旦出現(xiàn)不守信的情況，你的信用分就要相應的扣除，直到最后走人。
這便是為什么疫情之下的遠程辦公體驗如此之差的原因之一。遠程辦公本身是基于信任的管理，如果企業(yè)對員工不信任，反而會帶來更多的監(jiān)控。即便不是攝像頭監(jiān)控，那也可能是更多的會議、更多的匯報、甚至是對員工進行定位確保沒有到處閑逛。
此時員工的疲憊感是來自于內心深處的不被信任感。俗稱“心累”。
那企業(yè)應該怎么做更合適？
如果企業(yè)真的想推行遠程辦公，必須要從源頭杜絕不信任的企業(yè)管理模式。企業(yè)必須要清楚，如果員工真心想打游戲或者上網(wǎng)閑逛，在辦公室一樣能做到，因此額外的監(jiān)控是不必須的。
為了保證員工是值得信任的，那就要從招聘環(huán)節(jié)抓起：要么信任，要么走人。
二、不合格的管理者：以管理為工作
我們可以用情侶之間的互動關系做一個類比。要求對方“立即回復”可能是一種心理疾病和過強控制欲的表現(xiàn)。有的人會因為對方不能立即回復而發(fā)火，通常來說，這樣的人往往有焦慮癥或者強迫癥。
在企業(yè)管理中依然如此。根據(jù)二八原則，往往緊急且重要的事項最多占到20%，但是有的管理者卻非常熱衷，一旦員工回復不及時，就馬上觸發(fā)“不信任”的思考模式。
這就不難解釋，為什么某些企業(yè)要求遠程的員工在工作群中保持活躍，這背后是管理者的“立即回復上癮癥”在作祟。
那么，合格的管理者應該怎么做？
管理者的首要任務，是為員工充分發(fā)揮才能提供條件，同時分清楚當下應該處理的任務的優(yōu)先級。企業(yè)可以在流程上保證予以保證。
1. 遠程辦公下，鼓勵員工多用文字溝通，非必要不使用即時聊天工具，多用郵件。郵件接收者可以根據(jù)緊急程度選擇立即回復還是稍后回復。
2. 使用日歷安排每日工作，強制要求員工養(yǎng)成在日歷上標記日程的習慣。會議要求提前1天預約，盡量選擇大家重疊的空閑時間。
3. 采用協(xié)同辦公工具，促進信息透明，資料共享，工作成果要展示。讓公司經(jīng)理了解每個人的狀態(tài)和進度。
遠程辦公，應該注意哪些坑？
除了美國的37signal，在國內也有一家軟件公司，堅持遠程辦公長達5年的時間。我們采訪了PingCAP創(chuàng)始人黃東旭，他總結了自己關于遠程辦公的經(jīng)驗：
一、并不是所有人都適合遠程辦公
遠程辦公需要員工有強大的自驅力與自律。在招聘的時候，自驅力是必須要考核的一個因素。而即便滿足這些條件，員工也未必就能適應遠程辦公的生活。
在PingCAP曾經(jīng)有一名員工，遠程工作一段時間，感覺不太好，甚至讓黃東旭懷疑自己招錯人了。后來，該員工主動要求到北京辦公室工作，之后的表現(xiàn)猶如脫胎換骨一般。由此說明，遠程辦公這件事確實要看人，并不是人人都適合。
二、提倡飽和式溝通，寫作能力很重要
遠程辦公之下，溝通必須要飽和，寧可啰嗦也不能假定對方聽懂了，更不能讓對方猜測自己的意思，要學會用大白話溝通，否則可能會導致誤會。
比如對方發(fā)了一個“呵呵”，你也不知道“呵呵”背后到底什么含義，可能是不屑，也可能就是個人聊天習慣。這個時候，建議“呵呵”之后可以加個表情，這樣就不會有誤會。
此外，遠程辦公時，工程師的寫作能力很重要。因為有的程序員比較內向，不擅表達，面對面溝通還可以理解對方的意思，當用文字的時候就非常困難，公司在這方面有相關的培訓。
三、遠程辦公的企業(yè)，中層管理很重要
如果有員工技術能力很好，但是實在不擅長溝通，此時溝通的重擔要落在中層經(jīng)理身上，然后把工程上的難點派給這位工程師去做。對于采用遠程辦公的軟件公司，中層負責拆解任務、控制項目進度，公司的組織建設應該圍繞他們來做。
四、遠程辦公要擔心員工過勞，而不是擔心偷懶
遠程辦公下，員工非常容易過勞。因為工作和生活的界限模糊，很容易造成24小時工作的狀態(tài)。就工作產出來說，在家比辦公室略高一些，能夠長時間堅持遠程辦公的人，自控力非常強，完全不擔心怠工。
五、 臨時抓人開會不可接受
開會有嚴格的流程，必須要提前一天通知，臨時抓人開會，員工可以拒絕。工作上要有契約精神，接受了會議邀請，就要按時出現(xiàn)，臨時安排的會議，如果打亂了自己的工作節(jié)奏可以不參加。
六、遠程辦公不是技術問題，其實是管理模式的問題
一家遠程辦公做的好的企業(yè)，背后一定有一套流程和完善的管理模式。只有遠程辦公的形式，而沒有配套的流程制度，這屬于戰(zhàn)術上的勤奮，戰(zhàn)略上的懶惰。想要真正的實踐遠程辦公，必須要對企業(yè)進行科學管理。
為此，我向大家推薦一個在風靡互聯(lián)網(wǎng)公司的管理工具和方法——OKR，起源于英特爾，讓該公司用一把爛牌戰(zhàn)勝了對手，并讓谷歌、領英、蘋果等硅谷公司成為了全世界偉大的企業(yè)。
同時我們也可以看到，國內使用OKR的一些公司業(yè)務不但沒有被打亂，反而逆勢增長。
為了幫助大家更理解OKR，把OKR落地，突破企業(yè)困局，我們特別邀請到前英特爾大學中國區(qū)運營專家沈嶺老師，為大家精心設計了《全面解讀OKR目標管理法》，6大模塊12課時720分鐘詳細詳解，全程干貨不斷。既適合企業(yè)主、HR和管理者，又適合追求自律的職場人。
聯(lián)系客服
